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部门沟通管理(部门沟通管理制度)

2024-02-22 3774 0 评论 企业运营


  

本文目录

  

  1. 如何加强部门之间的沟通
  2. 怎样管理好一个部门
  3. 如何建立部门之间有效的沟通

一、如何加强部门之间的沟通

一个公司,除了要有好的领导层来引导大家工作以外,还需要各部门之间的和谐共处。就好比一个机器,需要很多的零件可是也需要有中间的线来连接才能更好的运作。吗,额爻如何加强部门之间的沟通?加强部门之间的沟通的方法有哪些?下面我整理了加强部门之间的沟通的方法,供你阅读参考。

  

及时有效的沟通。对于部门内部的事情,自然是给主管反应,主管和其他的主管之间要有定期的会议,来互相沟通和协作,及时的反馈问题和汇总问题,这样可以更好的进行协调。尤其是一条生产线上的各个环节间的问题,一定要有了就汇总,然后及时沟通到其他部门,不能让问题越积越多。

  

建立良好的沟通体系。面对通讯如此发达的时代,沟通似乎不是难事,各种通讯工具都是可以及时的找到对方,不怕找不到。所以大家可以有个局域网内的联络方式,确保可以同时在线会议或者干脆视频会议。

  

员工大会。很多的公司都有这样的一项,多久进行一次员工大会,一来是给员工进行集体的培训,二来就是可以及时有效的反应公司各部门之间的情况,让大家对公司的成长有一个见证,不会有那种到离职都不知道别的部门人长什么样子的情况存在。

  

团队间融洽的协作。在工作中,每个部门之间总是有互相的帮助和协调的,那么领导在这个协调的过程中就起一个润滑剂的作用,所以除了等级分明的领导团队以外,也要增加各部门之间的协作和互助。

  

公司活动。对于资金雄厚的公司可以考虑用公司活动来让公司员工增加彼此的了解,无论活动大小,只要是全员可以参加的就可以,让大家感受到够公司的企业文化和团队生活。这样可以让员工与员工之间的关系更加熟悉,部门与部门之间的关系更加紧密。

  

我们现有的沟通途径主要是汇报会、专题会。而大家参与这些会议,一般都比较谨慎。一些细节问题很难在这种会议上体现出来。可以考虑采取报纸、看板、茶话会、内部联谊会、培训会等多种方式,通过不断变换讨论主题和环境,增进沟通,使部门之间能够增进了解,也使得各种问题能否充分暴露出来。

  

对于各部门提出的问题,要提出相应的解决方案。但有些系统性的问题,不是靠解决一个或两个问题能够达到管理目标的,必须通盘考虑,避免做无用功,或是解决了一个问题引发另一个问题。要对未来可能出现的问题作充分的预测。

  

3、及时完善岗位职责和管理制度。

  

制定岗位职责和管理制度的目的是规范工作流程,提高工作效率。发生人员变动时,能够通过规范的流程避免带来不必要的损失,使日常工作能够有条不紊的运行。作为管理者来说,最重要的日常工作之一应该是经常审视身边的各类文件,找出其中的不足,发扬民主集中的原则,及时进行完善。使得内部流程更加科学规范。

  

其实,对于需要改进的地方,不少人也有去改的想法,之所以没有去做,主观原因比较多,比如担心一个程序或文件的变更会引起其他部门或人员工作的调整,从而带来很多不必要的麻烦,多一事不如少一事的思想还存在。因此,我们的日常管理工作中还要有一项,那便是鼓励大家相互挑毛病,对于新思想、新思路要大力提倡和表彰。

  

4、确立部门之间接口工作的有效连接。

  

企业管理的纵向指挥相对容易,横向协调却相对困难。据调查统计,企业的内讧70%是来自横向矛盾,主要原因是部门责权不清,碰到交叉的工作,相互都不主动配合,甚至还处处设障,相互推委责任。其次,不恰当的激励政策也会因不公正或不能平衡公众利益而引发争端和分歧。

  

作为管理者,要积极地深入实际情况,找出部门内部岗位之间和部门之间的接口工作,明确定义这些接口该如何处理,并将处理得过程纳入日常工作,进行审核和监督。

  

5、通过开展各类活动,推动管理水平的提升。

  

可以通过阶段性的管理成果讨论会、接口问题解决周、我身边的小问题等类似的活动,营造一种相互学习的氛围。对于此类的活动,要有明确的奖励措施,这种奖励不一定是金钱,也不一定很多。管理学中提到的胡萝卜+大棒的概念,其中的胡萝卜,作用是非同小可的。

  

二、怎样管理好一个部门

1办事要公道。办事要公道说起来容易,但做起来却非常难。我国由于过去长期受传统的小农经济和计划经济的影响,公平常常被错当成平均主义,所以需要基层管理者在分配工作中做到办事公道,奖罚分明,分配利益时也要做到公道,只有这样才能够服众。

  

2、关心部下。缺乏对员工在工作、生活上的关心和了解,员工自然也会不满意你。

  

3、目标明确。目标明确是做领导的一个最重要和最起码的前提。作为一个基层管理者,目标也应非常明确,否则就纯粹是一个糊涂官。

  

4、‘’及时指导。工作中,下属总是希望自己能时常得到上司的及时指导,因为上司的及时指导就是对下属的关注和培训。

  

5、需要荣誉。作为基层管理者还应做到非常慷慨地把荣誉和奖金分给大家,你部下的劳动模范越多,你的工作就能做得越好。

  

如果把中层管理者比喻为球场上的教练,那么基层管理人员就可以比喻为队长——不但要在场上指挥队友共同进攻,更要身先士卒地冲锋陷阵。他们是企业不容忽视的中坚力量,是企业发展的基础,又是企业人才的后备军。无数优秀的管理者,都是从基层做起。

  

承上,对于公司的规章制度、决策以及目标任务,基层管理者是最具体的传达和落实者。启下,就是按照决策、目标要求带领其他员工具体地执行。因而一个企业执行能力的如何,关键不在企业的中层,而在于基层管理者如何领会高层的决策,并且按照本组织的特色给下面员工讲解清楚,带头认真地执行。

  

基层管理着是企业中的“小头目”。既然是“头目”,就不同于一般的员工。但由于基层管理者每日面对的是更为具体的事务,所以工作方法及技巧与中、高层管理人员有很大的不同。

  

“队长”一般都具有非常强地组织能力,由技术高或德高望重的队员担任。基层管理者又好象大树上的结点,将树根部的养分分解、传递给小枝杈,因而基层管理者的作用又可以概括为“分解、传递”。

  

既然基层管理人员扮演的是队长的角色,那么相应的应具备这样一些能力:

  

第一、过硬的业务能力。因为基层管理者不同于中层管理者,不需要对本部门的发展进行过多地规划,而只需完成所负责的小部门工作职能。基层管理者即是管理者,同时又肩负了具体的工作和事务,所以个人过硬的业务能力和素质是在组织中“让人心服口服”的前提。同时,企业的各种业务培训一般也是通过基层管理者进行的,所以业务能力对基层管理人员来说非常关键。

  

第二、亲和力。既然是基层管理者,就必须与群众打成一片。不能因为自己是个小头目,而拒人千里之外。那么,对于基层管理者来说,亲和力并简单指与同事在一起说说笑笑,下班后在一起吃吃喝喝。为了让“手下”干事痛快,而且心悦诚服地服“管教”,必须具有以下几种“心”:

  

尊重的心:基层管理者必须尊重自己组织中的每个员工。所谓“想人怎样待己便应该怎样待人”,尊重是赢得真诚的前提。尽管在组织中,每个员工的身世背景、家庭可能各有不同,但是以平等的心对待每个人,才能谋求一个融洽的氛围。

  

关心的心:基层管理者直接接触地就是一线员工,因而他们的“疾苦”、“心声”基层管理者知道得最清楚。关心才能显示出自己的仁爱之心。

  

体恤的心:既然有了关心,就应该在他们出现个人问题时,体恤他们。同时,学会换位思考,所谓“己所不欲勿施于人”。

  

基层管理者除了要有过硬的业务能力,那么体现管理者魅力和价值的就是团队建设的能力。一个人的业绩可能非常优秀,但是只注重个人的业绩而忽视了团队,充其量只是一个业务精英。如果将团队发挥巨大的效能作用,便是一个管理者的最大喜悦。

  

1、充满激情。激情可以感染组织中的每个人,而且激情可以激发每个成员的战斗力,让员工对远景充满信心和希望。试想一个没有激情的人如何可以组建一个有激情的团队呢?

  

2、善于激励:在工作遇到难题时,作为一个精神的鼓励者使员工疲倦时可以重新振奋,面对难题。而且只有激励,才能让能力不足、信心不强的人成长起来。

  

3、善于组合:团队中必然有各种性格特点的人,那么发现他们个人的优缺点,发挥个人的优势加以组合,使团队发挥最大效能。基层管理者也要学会布局——强与弱的配搭,活跃与循规蹈矩的组合……然后,再将他们分别安排到球队中的不同位置。

  

基层管理者虽然是“管理者”,但由于本身所处的角色,需要更多发挥自己的领导力而非行政赐予的管理能力,之间的区别在于:

  

第一、管理者一般是被任命的,其影响力来自职位所赋予的正式权力。而领导者可以被任命,也可以是从群体中产生的,影响力主要来自非职位权力。

  

第二、管理可以运用职权迫使人们去从事某项工作,而领导者是依靠个人的魅力去影响他人。

  

第三、管理者是依靠制度、管理工具达到目的;而领导者依靠的是远景规划、激励去实现目标。

  

授命于基层管理者的是上司,因而保持与上司良好的沟通是获得进一步提升的关键。有很多基层管理者可以赢得下属的尊重,业务能力也非常优秀,却无法获得进一步提升满足自己的更大追求,原因是往往忽视了与上司的沟通。

  

第一、让上司知道你每天都在干什么。

  

这点非常关键,第一是尊重,第二避免他滋生出太多的想法,如你想抢他的位、在暗中跟他捣乱、轻视他等等。

  

有时明明可以走的捷径,但因为忽视了与上司的沟通,而走了弯路。所以在一些问题上多听听上司的意见没有错。

  

球场上“队长”精湛的球技,以及较强的组织、把控能力,令人叹服。那么对于刚步入社会不久,没有多少工作经验而成为一名管理者的年轻人来说,受到领导的器重,确实是一个难得的机遇。要想成为一名“一呼百应”地队长,除了迅速提高自己的业务能力,更要在日常工作中的不断培养自己的工作技巧。

  

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三、如何建立部门之间有效的沟通

1、部门间沟通与协调还必须建立在互相尊重的基础上,那么除此之外要如何建立部门之间有效的沟通?有哪些?下面我整理了建立部门之间有效的沟通的方法,供你阅读参考。

  

2、首先明确本部门的工作职责,以及公司各部门的基本职责,这样在协调工作时候才能知道是否会经对方造成不必要的麻烦。

  

3、日常工作中与公司各部门之间多进行沟通,在工作中起到互相配合、互相帮助的作用,更好的完成各项任务。

  

4、预防部门之间传递脱节,正确的传递信息。

  

5、明确各个部门的工作流程和责任范围是十分必要的。

  

6、避免推卸责任,工作书面化,表格化,在交接中内容落纸张上面。

  

7、大家建立一个协调交流平台,把问题摆出来统一解决。

  

8、对于各个部门提出问题,要有相应的解决方案。

  

9、增强沟通,在沟通过程中暴露出来问题,马上解决。

  

10、部门之间接口工作要做好相应职责,对职责履行情况进行沟通。

  

11、总部需要完善岗位职责和管理制度。

  

12、要处理好部门之间的关系,做好部门之间的沟通协调,首先必须树立全局观念,把维护公司整体利益作为最终目标。有时一个部门要坚持自己的工作方式,但这样就可能与对方的工作方式相违背,给另一个部门开展工作带来不便。遇到这种情况,双方都应该权衡利弊,以大局为重,进行综合协调,达成共识。

  

13、此外沟通与协调还必须建立在互相尊重的基础上,有的部门总觉得自己比别的部门重要,与其他部门出现工作交叉需要合作时,不懂得尊重对方,对别人颐指气使,这样不但达不到合作的目的,工作没有完成,反而产生了新的矛盾。要知道,一个部门的设置存在总有它的道理与作用。即使自己部门的工作真的比其他部门重要,也一定要充分尊重和信任对方,通过协商的方式拿出解决问题的办法,用真诚获得对方的理解与支持。

  

14、 1,沟通,从心开始。世界上最深的地方是人心,而打开人心的钥匙是真诚。企业每个员工都应该真诚待人,真诚做事,真诚沟通。沟通,不能只是因为工作原因才沟通,也不能用苍白的方式或近乎僵硬的态度与人沟通,而是要经常做到换位思考、相互尊重、以诚相待。换位思考是沟通技巧,相互尊重是沟通前提,以诚相待是基本要求。只有心沟通了,其他的事情才能实现最好的沟通。

  

15、 2,沟通,部门领导要带好头。各部门的领导,在很大程度上直接影响着部门间的有效沟通。如果A部门的领导和B部门的领导之间存在分歧或私人恩怨,这将严重影响两个部门之间的沟通。因此,部门领导之间,除了应建立正常的工作关系之外,还应建立较好的私人关系,要带头交流,引导、鼓励部门成员与其他部门成员的交流,建立融洽的部门关系。

  

16、 3,沟通,在活动中加深了解,增进交流。这是实现有效沟通的重要方法,也是常见的方法。公司内部、部门之间经常开展一些可以增进了解的活动,如各种比赛、娱乐、文化活动等,让部门成员之间有尽可能多的机会接触,拉近彼此之间的距离,从而为部门间的有效沟通奠定坚实基础。

  

17、 4,沟通,应充分利用现代科技。现代科技日新月异,我们不能因为科技的发达而让彼此的距离更远,我们需要充分利用现代科技手段,让彼此联系地更加紧密。比如,通过网络论坛让有兴趣的人可以分享彼此的经验或教训;通过各种软件平台建立内部资源共享圈子,实现不重复工作目标;利用电子邮件、QQ、微信等即通讯工具增加交流机会等。

  

18、 5,沟通,应形成一个机制。机制在日常工作中具有重要作用,它可以让人们有规律地去做同一类事情,并具有连续性。在公司内部建立有效的沟通机制,将极大地加强部门间的交流。在沟通机制里应明确跨部门间的沟通内容、沟通方式、沟通步骤和沟通双方的权利和责任。建立这样一种流程和制度对于确保跨部门间的有效沟通是非常必要的,因为在信息沟通过程中尤其需要注意尊重对方的职责和权限,不要超越对方的职权而去直接干涉别人的工作。当然,这类机制应包括正式或非正式的,正式的如会议,非正式的如聚会、座谈会等,需要注意的是既然是机制,就一定要具有连续性,不能三天打鱼两天晒网。

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